Кадровый аудит

Введение и постоянное поддержание кадрового делопроизводства являются обязательными направлениями работы любой организации.

К сожалению, многие руководители не уделяют этому вопросу должного внимания.

А это может повлечь за собой начисление штрафных санкций, получения судебных исков и немалым убыткам.

Поручайте эту работу юристам, а не просто кадровикам или аудиторам — бухгалтерам. Особенно будьте внимательны, при перекладывании таких функций на всякого рода обучающие организации или частных коучеров.

С целью недопущения упомянутых проблем и приведения системы кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством следует ввести в организации системы внутреннего аудита кадровой документации.

Основные документы предприятия, которым необходимо уделить особое внимание в процессе аудита кадровой документации:

  • уставные документы, коллективный договор: проверяется наличие условий, не ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством Украины;
  • правила внутреннего трудового распорядка: проверяется наличие утвержденных правил внутреннего трудового распорядка, в которых обязательно должна содержаться права и обязанности работодателя и работника, порядок принятия, перевода и увольнения работников, режим рабочего времени и отдыха, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.д.;
  • штатное расписание: проверяется наличие утвержденного штатного расписания, наличие приказов о внесении изменений в штатное расписание, соответствие должностей в штатном расписании наименованию профессий и должностей, указанных в Национальном классификаторе Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий», со ссылкой на код профессии в соответствии с классификатора)
  • личные дела работников: проверяется наличие личных дел всех работников, а также указывается, какие документы отсутствуют в личных делах;
  • личные карточки работников, типовая форма №П2: проверяется наличие личных карточек, а также своевременность заполнения и ознакомления с ними работников;
  • трудовые книжки работников: проверяется наличие всех трудовых книжек работников; правильность записей в них в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: проверяется наличие и правильность оформления: журнал должен быть пронумерован, прошит, скреплен подписью руководителя и печатью;
  • должностные инструкции: проверяется наличие утвержденных должностных инструкций, а также подписей работников об ознайомлении с ними;
  • приказы по личному составу: проверяется наличие приказов о назначении, переводе, увольнении работников, наличие подписей работников об ознакомлении с ними, соответствие должностей с указанием в трудовых книжках и заявлениях о приеме на работу;
  • приказы о предоставлении отпусков: проверяется продолжительность ежегодного отпуска — не менее 24 календарных дней в году, распределение ежегодного отпуска на части — основная непрерывная часть не может быть меньше 14 календарных дней, продолжительность ежегодного отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон — не более 15 календарных дней в году;
  • приказы о командировке;
  • приказы по основной деятельности;
  • журналы регистрации приказов;
  • график отпусков;
  • табель учета использования рабочего времени: проверяется наличие утвержденного табеля учета рабочего времени, соблюдение нормам продолжительности рабочего времени на предприятии,
  • листки нетрудоспособности (проверяются на предмет правильности заполнения, подписи должностных лиц, наличие протоколов заседания комиссии по социальному страхованию)
  • положение о порядке обработки персональных данных в базах персональных данных, согласия работников на обработку персональных данных, уведомления работников об обработке их персональных данных предприятием;
  • положение «О службе охраны труда»;
  • положение «Об оплате труда, премировании»;
  • гражданско-правовые договоры и акты приема-передачи работ: необходимо проанализировать содержание документов на предмет отсутствия в них признаков трудового договора;
  • соответствие нормативам рабочих мест, предназначенных для трудоустройства инвалидов, наличие справок, выданных МСЭК об установлении инвалидности на всех трудоустроенных инвалидов;

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровой документации

Процедура проведения аудита может состоять из следующих шагов:

Шаг 1. Создайте группу, которая проводит внутренний аудит кадровой документации.
В такую ​​группу могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников, формировали и вели кадровую документацию, проверяется), так и компетентные работники бухгалтерии, планово-экономического отдела, юридических служб и тому подобное. Кроме того, к проверке могут привлекаться сторонние специалисты.

Шаг 2. Разработайте перечень вопросов, которые будут рассмотрены в процессе аудита.

Шаг 3. Разработайте этапы аудита, в том числе:

  • оценка правильности ведения кадровой документации;

— проверка соответствия локальных нормативных актов организации требованиям действующего законодательства;

— выявление нарушений, ошибок или несоответствий нормам законодательства в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;

— определение отсутствующих локальных нормативных актов или отдельных их положений, наличие которых является обязательным в организации.

Шаг 4. Проведите непосредственно аудит в сплошном или выборочном порядке на основании его этапов и имеющегося времени на его проведение.

Шаг 5. Подготовьте отчет о результатах проведенного аудита, содержит информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.

Шаг 6. Получите объяснения от работников, ответственных за ведение соответствующей кадровой документации, по отчету о результатах проведенного аудита.

Шаг 7. Проведите работу по исправлению и доработке кадровой документации в организации.

Отчет о результатах проведенного аудита

Отчет о проведении аудита должна содержать результаты:

— оценки ситуации в организации по ведению кадровых документов на определенный момент времени;

— проверить наличие всех документов, которые требуются трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации;

— проверки соответствия оформления документов требованиям законодательства и защиты интересов организации;

— проверки локальных нормативных актов организации, взятых для аудита;

— проверки кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;

— проверки соответствия документов нормам архивного законодательства.

Кроме того, названный отчет должен содержать:

— ссылки на конкретные статьи нормативных правовых актов, по которым в организации есть нарушения;

— рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение)

— оценку рисков по каждому нарушению (возможность трудового конфликта или штрафных санкций по результатам проверки контролирующими органами).

 Кадровый аудит стоимость

Стоимость обычно зависит от нескольких факторов: количество сотрудников, сложность структуры организации, количества документов в наличии, места расположения, наличия проблем с правоохранительным органами, языка, на котором общаются сотрудники.

Обычно стоимость начинается от 1500 грн. за одного сотрудника при количестве работников от 60 человек.